วิธีการทำจดหมายเวียนจะต้องสร้าง file 2 file คือ
1. สร้าง file เอกสารหลัก (Main file) คือเป็นตัวจดหมายที่มีข้อความเหมือนกันโดยเว้นชื่อผู้รับ
2. สร้าง file แหล่งข้อมูลหรือ ไฟล์ผนวก(Merge file) เป็น file ที่เก็บข้อมูลของผู้รับ เช่น ชื่อ-นามสกุล, ที่อยู่ , เบอร์โทรศัพท์ ฯลฯ
เครื่องมือที่ใช้ใน Microsoft Word ใช้คำสั่ง Mail Merge ซึ่งเป็นการเตรียมและสั่งพิมพ์จดหมายเวียน โดยการนำตัวจดหมายที่ได้สร้างขึ้นมา เรียกว่า "ไฟล์เอกสารหลัก" ภายในตัวจดหมายจะมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบางส่วน เช่น ชื่อ – นามสกุล , ที่อยู่ หรืออื่น ๆ ตามต้องการ ซึ่งการเปลี่ยนแปลงส่วนต่าง ๆ นั้น จะอาศัยข้อมูลจากไฟล์เก็บรายการข้อมูล ที่เรียกว่า "ไฟล์แหล่งข้อมูล หรือ ไฟล์ผนวก" เมื่อทำการสั่งพิมพ์จดหมาย และบอกจำนวนชุดที่ต้องการพิมพ์ โปรแกรมจะไปดึงข้อมูลจากไฟล์ผนวก มาทำการผนวกเข้ากับไฟล์หลักโดยอัตโนมัติ ตามจำนวนที่ต้องการ
วิธีการสร้างจดหมายเวียน
1. เปิด file ที่เป็นเอกสารหลักในที่นี้ชื่อ letter ที่เมนูบาร์คลิก Tools คลิก Letter and Mailings (จดหมายและเมล) คลิก Mail Merge Wizard(จดหมายเวียน...)
2. จะมี Task Pane ปรากฏขึ้นมาทางขวา ให้เลือก Letters (จดหมาย)จะมี 6 ขั้นตอน คลิก Next : Starting document (ถัดไป : กำลังเริ่มเอกสาร)
3. เลือก Use the current document (ใช้เอกสารปัจจุบัน)คลิก Next : Select recipients (ถัดไป : เลือกผู้รับ)
4. ในส่วนเลือกผู้รับ ใช้รายการที่มีอยู่ ในส่วนใช้รายการที่มีอยู่ คลิก Browse (เรียกดู) หาแฟ้มข้อมูลที่เก็บชื่อ ที่อยู่ลูกค้า ในที่นี้ file ชื่อ Address เมื่อเจอไฟล์ที่เก็บข้อมูล ให้คลิกที่ชื่อ file นั้น แล้วคลิก Open จะขึ้นหน้าต่างที่เราเก็บชื่อ ที่อยู่ลูกค้า คลิก OK
5. คลิก Next : Write your letter (ถัดไป : โปรดเขียนจดหมายของคุณ) นำเคอร์เซอร์ไปไว้หลังคำว่าเรียน
คลิก More items…. (รายการเพิ่มเติม) จะขึ้นหน้าต่างของการ Insert Merge Field
คลิก Name แล้ว คลิก Insert แล้ว Close จะปรากฎ Field Name
« name » ที่หลังคำว่าเรียน
6. คลิก Next : Preview your letters จะปรากฏชื่อของผู้รับจดหมาย 
7. คลิก Next : Complete the merge
8. ถ้าต้องการพิมพ์ ก็ คลิก Print แต่ถ้ายังไม่ต้องการ Print ในขณะนั้นก็คลิก Edit individual letters…
9. ถ้าต้องการทั้งหมด ก็คลิก All แล้ว คลิก OKแต่ถ้าไม่ต้องการทั้งหมดก็เลือกว่าต้องการจาก record ที่เท่าไรถึง record ใด
ก็คลิก From: To:
การจ่าหน้าซองจดหมายเวียน
วิธีการจ่าหน้าซองจดหมายเวียนสร้าง file เอกสารใหม่เพื่อสร้างซองจดหมายเวียน
1. ที่เมนูบาร์คลิก Tools คลิก Letter and Mailings คลิก Mail Merge Wizard
2. จะมี Task Pane ปรากฏขึ้นมาทางขวา ให้เลือก Envelopes จะมี 6 ขั้นตอนคลิก Next: Starting document
3. เลือกเอกสารปัจจุบัน คลิก Envelope options เลือกขนาดของซอง
4. คลิก Next : Select recipients
5. เลือกชื่อผู้รับ Browse หาแฟ้มข้อมูลที่เก็บชื่อ ที่อยู่ลูกค้า
6. ในที่นี้ชื่อ file Address เมื่อเจอไฟล์ที่เก็บข้อมูล ให้คลิกที่ชื่อ file นั้น แล้วคลิก Open จะขึ้นหน้าต่างที่เราเก็บชื่อ ที่อยู่ลูกค้า คลิก OK คลิก Next : Arrange your envelope
7. พิมพ์ชื่อที่อยู่ของผู้ส่งจดหมาย ด้านซ้ายมือบน นำเคอร์เซอร์ ไว้ตรงกลางของซองจดหมาย คลิก More items แล้วเลือก name คลิก Insert คลิก close เคาะ Enter 1 ครั้งคลิก More items แล้วเลือก address คลิก Insert คลิก close
8. คลิก Next : Preview your envelopes
9. จะปรากฏชื่อ ที่อยู่ของผู้รับจดหมาย แล้วคลิก Next : Complete the merge
